Microsoft Teams är en kraftfull plattform för samarbete och kommunikation som integrerar chatt, möten, samtal och filhantering i ett och samma verktyg, men det finns misstag som många råkar begå. Vår IT Operations Manager Julia Pettersson ger dig tips för att säkerställa att din organisation får ut maximalt av Teams och undviker vanliga fallgropar.

Säkerställ flera ägare av Teamsgrupper

Ett vanligt misstag är att endast tilldela en ägare till en Teamsgrupp. Om denna person slutar eller förlorar åtkomst, riskerar hela gruppen och dess innehåll att bli oåtkomligt.

Tips:

• Minst två ägare: Tilldela minst två ägare för varje Teamsgrupp. Då säkerställer du att någon alltid har administrativ åtkomst, även om en ägare lämnar företaget.
• Regelbundna kontroller: Genomför regelbundna kontroller för att säkerställa att ägarskapet är uppdaterat och att det alltid finns minst två ägare till varje grupp.

Hantera synkronisering mellan Teams, OneDrive och SharePoint

Synkronisering mellan Teams, OneDrive och SharePoint kan vara praktiskt för att dela information, men kan också leda till oavsiktlig radering av filer från delade ytor.

Tips:

• Stäng av synkronisering: Överväg att stänga av automatisk synkronisering för att undvika att filer oavsiktligt raderas från delade ytor. Du gör det via Teams administrationscenter.
• Begränsa rättigheter: Kontrollera användarnas rättigheter för att säkerställa att endast behöriga personer kan radera eller ändra delade filer.
• Versionshantering: Aktivera versionshantering i Microsoft SharePoint och OneDrive för att kunna återställa tidigare versioner av filer vid behov.

Begränsa extern åtkomst och dela information säkert

Att dela information och samarbeta med externa parter är ibland nödvändigt, men det innebär också säkerhetsrisker, då extern åtkomst kan leda till oavsiktlig exponering av känslig information.

Tips:

• Begränsa extern delning: Kontrollera och begränsa vilka team och kanaler som tillåter extern åtkomst. Detta konfigureras i Teams administrationscenter.
• Säkra gäståtkomst: Sätt upp specifika policys för gäståtkomst och använd multifaktorsautentisering för extra säkerhet.
• Skyddad delning: Använd funktioner som Microsoft Information Protection för att klassificera och skydda känsliga dokument.

Skydda dig mot phishing och malware

Cyberattacker som phishing och malware kan spridas genom Microsoft Teams om inte rätt säkerhetsåtgärder är på plats, vilket kan kompromettera ditt företags data och säkerhet.

Tips:

• Säkerhetsträning: Utbilda användare om hur man identifierar och undviker phishing-försök och annan skadlig aktivitet. Läs mer om B2B IT-Partners tjänst kring Security Awareness och ta del av vårt sommarerbjudande här!
• Avancerat hotskydd: Använd verktyg som Microsoft Defender for Office 365 för att skydda mot cyberhot.
• App-begränsningar: Kontrollera och begränsa installation av tredjepartsappar till endast godkända och säkra applikationer.

Genom att följa dessa tips och bästa praxis säkerställer du att få ut det mesta av ditt Teams. Vi på B2B IT-Partner har kunskapen och resurserna att hjälpa dig utnyttja din IT på bästa sätt. Vår sevicedesk kan hjälpa dig hantera dina Microsoftverktyg för ökad effektivitet, produktivitet och samarbete. Dessutom erbjuder vi flera tjänster och träning inom säkerhet för att skydda dina system mot attacker.

Har du fler funderingar kring Teams eller Microsoft? Kontakta Julia Pettersson för råd och hjälp.
Tel: +46 (0)73 66 33 127
@: julia.pettersson@b2bitpartner.se