Under 2020 har digitaliseringen fått en rejäl sving uppåt. Allt fler kör sina möten digitalt. Det har effektiviserat många möten, även fast vi kan sakna det fysiska mötet. Men desto viktigare att göra mötet bra och givande för de deltagande. Vi har samlat ihop våra bästa mötestips för lyckade videomöten.

Var förberedd

Inför det kommande mötet, se till att du är påläst om vad mötet ska handla om och om personen du ska träffa. Testa också tekniken innan du kopplar upp dig på mötet. Funkar micken? Hur är ljudet? Har jag batteri i datorn? Vilken plattform är mötet på? Det är väldigt tråkigt att dyka upp en minut innan mötet börjar och inse att du behöver uppdatera eller ladda ner något program så anslut i tid till mötet. Då har du god tid på dig att lösa tekniska problem och vara i tid till mötet. Dessutom kan du logga in dig på mötet mer avslappnad.

• Upplever du att kameran på laptoppen sällan är bra nog? Skaffa en extern kamera och bilden kommer bli så mycket bättre.
• Det finns inget jobbigare än dåligt ljud eller att du inte hör den andra personen i mötet. Då kan en extern mikrofon lösa det problemet, helst med ”cardioid”-funktion så att ljudet runtomkring filtreras bort.
• Se till att stå upp på mötet! Då får du mer energi, upplevs proffsigare och förberedd. För att få till rätt höjd kan du använda ett laptopställ.

Presentera och summera

Möten kan vara i alla möjliga storlekar men om det är en rimlig mängd deltagare så ska en snabb presentation ske. Det blir mycket trevligare då och det kan vara så enkelt som ”Hej jag heter Ingrid, och jobbar som säljare på B2B IT partner”. Avsluta mötet med en kort summering om vad ni har bestämt. Har alla fått samma uppfattning? Vem gör vad, och när? Och även efter mötet är klart, skicka ut summeringen på mejl så att alla deltagare har den, då blir det mindre chanser att något missats.

Fokusera mera!

Fundera på var du sitter när du genomför mötet. Vad har du för bakgrund? Kan du ändra bakgrund till något som är mer passande? Gör det i så fall för det upplevs mycket proffsigare än om du ser odiskad disk eller en obäddad säng i bakgrunden. En annan sak som också är viktigt är att fokusera. Stäng ner alla program, ha inte ljudet på telefonen, och lägg allt ditt fokus på mötet. Sitt inte och tjuvjobba eller kolla på sociala medier, det är otroligt oproffsigt. Fokusera mera och var delaktig!

• Tänk också på hur ljuset är riktat mot dig. Du vill inte vara en siluett eller inte synas alls.
• Det kan verka som om det är enklare att presentera på ett videomöte, men i självverket behöver du vara dig själv men också lägga på 10–20 procent. Det krävs därmed mer av dig.

Håll ögonkontakt

Titta in i kameran istället för att titta i ”rutan” med dig själv när du pratar. Det ger känslan av att du tittar på den personen du pratar med. Kontakten med de andra på mötet blir med andra ord mycket bättre. En annan sak som är viktig att tänka på är att inte prata i munnen på varandra. Prata inte rakt ut utan begär att få tala via plattformen eller genom att säga ditt namn såsom ”Ingrid här, jag hade en fråga om…”

• Ha kameran i ögonhöjd. Vi vill inte se näsborrar eller taklampor. Det är så 2020. Om det är svårt att fixa så finns det alltid bra laptopstöd som gör att kameran kommer i bra höjd.
• Tänk på att ha dina gester närmare ditt huvud. Det gör att vi ser vad du försöker visa eftersom det vi ser i bild är begränsat.

Utvärdera mötet

Hur ska du bli bättre på att hålla videomöten om du inte utvärderar dem? Det behöver inte ta lång tid alls men det kommer göra att du utvecklas. Ställ dig dessa frågor:

1. Hur gick mötet?
2. Fungerade tekniken som den skulle?
3. Vad var bra? Vad var mindre bra?
4. Nådde vi syftet och målet med mötet?
5. Vad ska vi/jag träna på tills nästa gång det är videomöte?